Manajemen pengetahuan
Pengertian Manajemen
Pengetahuan
Manajemen
Pengetahuan (Inggris: Knowledge
management) adalah kumpulan perangkat, teknik, dan strategi untuk
mempertahankan, menganalisis, mengorganisasi, meningkatkan, dan membagikan
pengertian dan pengalaman. Pengertian dan pengalaman semacam itu terbangun atas
pengetahuan, baik yang terwujudkan dalam seorang individu atau yang melekat di
dalam proses dan aplikasi nyata suatu organisasi. Fokus dari MP adalah untuk
menemukan cara-cara baru untuk menyalurkan data mentah ke bentuk informasi yang
bermanfaat, hingga akhirnya menjadi pengetahuan.
Cut Zurnali (2008) mengemukakan
istilah knowledge management pertama sekali digunakan oleh
Wiig pada tahun 1986, saat menulis buku pertamanya mengenai topik Knowledge
ManagementFoundations yang dipublikasikan pada tahun 1993.
Akhir-akhir ini, konsep knowledge management mendapat
perhatian yang luas. Hal ini menyatakan secara tidak langsung proses
pentransformasian informasi dan intellectual assets ke
dalam enduring value. Knowledge management merupakan
kekhususan organisasi (organization-specific), ketika perhatian dasarnya adalah
ekploitasi dan pengembangan organizational knowledge assets kepada
tujuan-tujuan organisasi selanjutnya. Knowledge management bukan
merupakan sesuatu yang lebih baik (better things), tapi untuk mengetahui
bagaimana mengerjakan sesuatu dengan lebih baik (things better).
Kegiatan manajemen pengetahuan
(MP) ini biasanya dikaitkan dengan tujuan organisasi semisal untuk mencapai
suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja,
keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Pada umumnya,
motivasi organisasi untuk menerapkan MP antara lain:
·
Membuat pengetahuan
terkait pengembangan produk dan jasa menjadi tersedia dalam bentuk eksplisit
·
Mencapai siklus
pengembangan produk baru yang lebih cepat
·
Memfasilitasi dan
mengelola inovasi dan pembelajaran organisasi
·
Mendaya-ungkit keahlian
orang-orang di seluruh penjuru organisasi
·
Meningkatkan
keterhubungan jejaring antara pribadi internal dan juga eksternal
·
Mengelola lingkungan
bisnis dan memungkinkan para karyawan untuk mendapatkan pengertian dan gagasan
yang relevan terkait pekerjaan mereka
·
Mengelola modal
intelektual dan aset intelektual di tempat kerja
Pengetahuan
bukanlah sekadar informasi.
Pengetahuan bersarang bukan di wadah tempat disimpannya informasi (semisal
basis data), melainkan berada di pengguna informasi bersangkutan. Terdapat
beberapa hal yang membedakan antara pengetahuan, informasi, dan data. Memahami beda antara ketiganya sangatlah
penting dalam memahami MP.
Transfer pengetahuan (salah satu aspek
dari manajemen pengetahuan) dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan.
Contohnya adalah melalui diskusi sepadan dalam kerja, magang, perpustakaan perusahaan, pelatihan profesional, dan
program mentoring. Walaupun demikian sejak akhir abad ke-20,
teknologi tambahan telah diterapkan untuk melakukan tugas ini, sepertibasis pengetahuan, sistem pakar, dan repositori pengetahuan.
Manajemen pengetahuan (knowledge management) ialah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi.
Konsep manajemen pengetahuan ini meliputi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan teknologi informasi (TI) dalam tujuannya untuk mencapai organisasi perusahaan yang semakin baik sehingga mampu memenangkan persaingan bisnis. Perkembangan teknologi informasi memang memainkan peranan yang penting dalam konsep manajemen pengetahuan. Hampir semua aktivitas kehidupan manusia akan diwarnai oleh penguasaan teknologi informasi, sehingga jika berbicara mengenai manajemen pengetahuan tidak lepas dari pengelolaan.
Pada perkembangan ini menunjukan makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, akibat dari efek globalisasi serta perkembangan teknologi informasi yang sangat akseleratif. Kondisi ini jelas telah mengakibatkan perlunya cara-cara baru dalam menyikapi semua yang terjadi agar dapat tetap survive. Penekanan akan makin pentingnya kualitas sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu respon dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM.
Sehubungan dengan itu peranan ilmu pengetahuan menjadi makin menonjol, karena hanya dengan pengetahuanlah semua perubahan yang terjadi dapat disikapi dengan tepat. Ini berarti pendidikan memainkan peran penting dalam mempersiapkan SDM yang berkualitas dan kompetitif. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi usaha memikirkan kembali strategipengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.
Definisi Knowledge Management
menurut para Ahli
Menurut Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman dari Brinnt Institute menyatakan bahwa “knowledge is the potential for action based upon data, information, insights, intuition and experience”. Yang artinya pengetahuan adalah potensi untuk tindakan yang berdasar pada data, informasi, wawasan, intuisi dan pengalaman.
Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ ...management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.” Knowledge Management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “Knowledge management is the ability to create and retain greater value fromcore business competencies." Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.
Probst (2001) mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.
Menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
Menurut Honeycutt, (2000) Knowledge management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Sistem knowledge management memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil.
Barclay dan Murray (2002, p. 1) mendefinisikan knowledge management sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua aspek penting, yaitu:
1. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi, kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.
2. Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual perusahaan baik yang explicit maupun tacit untuk mencapai tujuan perusahaan.
Menurut Dr. Yogesh Malhotra (2003) president and founding chairman dari Brinnt Institute menyatakan bahwa “knowledge is the potential for action based upon data, information, insights, intuition and experience”. Yang artinya pengetahuan adalah potensi untuk tindakan yang berdasar pada data, informasi, wawasan, intuisi dan pengalaman.
Tiwana (1999) mendefinisikan knowledge management secara luas dalam arti memanajemeni pengetahuan sebagai “ ...management of organizational knowledge for creating business value and generating a competitive advantage.” Knowledge Management memberikan kemampuan untuk mencipta, mengkomunikasikan dan menerapkan pengetahuan yang diperlukan dan berguna bagi pencapaian semua jenis tujuan bisnis. Tiwana juga menjelaskan “Knowledge management is the ability to create and retain greater value fromcore business competencies." Knowledge Management menyelesaikan masalah bisnis partikular mencakup penciptaan dan penyebaran barang atau jasa inovatif, mengelola dan memperbaiki hubungan dengan para pelanggan, mitra dan pemasok, juga mengadministrasi serta meningkatkan praktek dan proses kerja.
Probst (2001) mengemukakan bahwa knowledge adalah keseluruhan bagian dari pengetahuan yang ada dan keterampilan individu yang digunakan untuk memecahkan masalah. Knowledge tersebut terbagi dalam teori dan praktek yang pada umumnya berupa aturan dan petunjuk untuk mengambil keputusan. Knowledge bergantung pada data dan informasi yang dimiliki oleh suatu personal yang merefleksikan tentang suatu pendapat.
Menurut Laudon dan Laudon (2002), knowledge management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnis. Knowledge Management adalah serangkaian proses yang dikembangkan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut.
Menurut Honeycutt, (2000) Knowledge management adalah suatu disiplin yang memperlakukan modal intelektual sebagai aset yang dikelola. Sistem knowledge management memberikan informasi yang tepat kepada orang yang tepat pada saat yang tepat. Knowledge management mengubah pengalaman dan informasi menjadi hasil.
Barclay dan Murray (2002, p. 1) mendefinisikan knowledge management sebagai suatu aktivitas bisnis yang mempunyai dua aspek penting, yaitu:
1. Memperlakukan komponen pengetahuan dalam aktivitas-aktivitas bisnis yang direfleksikan dalam strategi, kebijakan, dan berbagai praktek perusahaan secara keseluruhan.
2. Membuat suatu hubungan langsung antara aset intelektual perusahaan baik yang explicit maupun tacit untuk mencapai tujuan perusahaan.
Mengutip
pendapat Henczel dalam Singh (2007), Cut Zurnali mengemukakan bahwa untuk mendefinisikan knowledge benar-benar
sulit sebagaimana menggabungkan banyak intangibles seperti
pengalaman (experience), intuisi (intuition), pertimbangan (judgement),
keahlian (skill), dan pelajaran yang dipelajari (lessons learned),
yang secara potensial memperbaiki berbagai tindakan.Knowledge merupakan
keadaan kognitif pikiran yang dicapai dengan menggabungkan pemahaman dan
kognisi (understanding and cognition). Hal ini sering ditunjukkan
sebagai penyusunan dan pendokumentasian knowledge seperti patents, databases, manuals, reports, procedures,
dan white papers.
Terdapat
beberapa definisi manajemen pengetahuan, yang dirangkum Singh dalam Cut Zurnali
(2008), yaitu:
1.
Menurut Dimttia dan Oder
(2001), manajemen pengetahuan adalah mengenai penggalian dan pengorganisasian
pengetahuan untuk mengembangkan organisasi yang menguntungkan dan lebih
efisien. Secara terperinci Dimttia dan Oder memaparkan bahwa manajemen
pengetahuan merupakan proses menangkap keahlian kolektif organisasional, di mana
pun pengetahuan tersebut berada, baik di dalam database, pada paper-paper, atau
di kepala orang, dan kemudian mendistribusikan pengetahuan tersebut ke mana pun
agar dapat menghasilkan pencapaian yang terbesar.
2.
Menurut Wiig (1999),
manajemen pengetahuan adalah bangunan sistematis, eksplisit dan disengaja,
pembaharuan, dan aplikasi pengetahuan untuk memaksimalkan efektivitas yang
berkenaan dengan pengetahuan organisasi dan pengembalian kembali aset
pengetahuan organisasi.
3.
Menurut Townley (2001),
manajemen pengetahuan adalah seperangkat proses menciptakan dan berbagi
pengetahuan ke seluruh organisasi untuk mengoptimalkan pencapaian misi dan
tujuan organisasi. Jadi, manajemen pengetahuan adalah mengenai meningkatkan
penggunaan pengetahuan organisasional melalui praktik-praktik manajemen
informasi dan pembelajaran organisasi untuk mencapai keunggulan kompetetitif
dalam pengambilan keputusan.
Knowledge Management System Conceptual Model
Berdasarkan pendapat-pendapat Denise (2007), Nonaka and
Takeuchi (1995), Sarvary (1999), Choo (1998), Davenport et al. (1998), dan
Zarifian (1999), Cut Zurnali (2008) mencoba mengungkap model konseptual sistem
knowledge management. Model yang dikemukakan memperhitungkan pengetahuan
individual (individual knowledge) sebagai starting point bagi penciptaan
pengetahuan keorganisasian . Dan sejak informasi telah menjadi bahan dasar (raw
material) dari pegangan pengetahuan individual, maka ia merupakan landasan
dasar dari organisasi pengetahuan (knowledge organization). Cut Zurnali (2008)
menambahkan bahwa pengetahuan individual yang muncul merupakan kombinasi dari
informasi, interpretasi, refleksi, dan pengalaman dalam sebuah konteks yang
pasti (certain context). Selanjutnya perlu dipertimbangkan juga pentingnya
mengaitkan informasi baru dengan pengetahuan yang ada.
Oleh sebab itu, menurut Cut Zurnali (2008), pengetahuan individual diciptakan ketika informasi berjalan melalui proses internal yang mencakup interpretasi, refleksi dan menghubungkan informasi baru dengan pengetahuan yang ada pada individu sehingga dapat diaplikasikan ke dalam situasi atau konteks baru. Agar mendorong individu memproses informasi untuk menciptakan pengetahuan, maka setiap proses pembelajaran harus punya arti. Sebuah sudut pandang yang jelas dari pengetahuan untuk dikembangkan merupakan sebuah keharusan untuk menstimulasi komitmen pada penciptaan dan pengoperasian pengetahuan tersebut. Pandangan bersama bekerja sebagai sebuah "mental map" yang menuntun para individu dalam tiga area yang berkorelasi, yaitu:
1. The world in which they
live (dunia tempat mereka hidup);
2. The world in which they
must live (dunia tempat mereka harus hidup); dan
3. Knowledge that needs to
be developed in order to follow the pathway between these two worlds
(pengetahuan yang perlu untuk dikembangkan agar untuk mengikuti lorong antara
kedua dunia tempat mereka hidup dan dunia tempat mereka harus hidup).
Lebih lanjut Cut Zurnali (2008) menambahkan bahwa untuk menciptakan pengetahuan organisasional maka pengetahuan individual (yang terdiri dari dua dimensi: a tacit dimension dan an explicit dimension) harus dieksternalisasikan. Penciptaan pengetahuan organisasional terjadi melalui konversi yang dikombinasikan dari setiap kedua dimensi, jadi mempromosikan pembelajaran kelompok dan penyebaran kepada seluruh level organisasional. Proses pentransformasian informasi ke dalam pengetahuan ditempatkan dalam tingkat internal individual, mencakup reflection, interpretation dan connection untuk later practical experimentation dalam konteks tepat.
Usaha keras organisasi untuk mengumpulkan dan menyediakan informasi tidak menjamin pemrosesan dan akses individual, oleh karena itu, tindakan yang menstimulasi akses dan menyebabkan pemrosesan informasi merupakan dasar dalam perputaran setiap tindakan praktis ke dalam perilaku alamiah untuk dimasukkan ke dalam sebuah budaya organisasional (the organisational culture). Pengetahuan individual harus ditransfer kepada individu dan kelompok lain agar dapat mempromosikan pengetahuan organisasional. Untuk ditransfer, pengetahuan harus dieksternalisasikan dengan memilikinya dan diinternalisasikan dengan kekurangannya, dengan penerapan utamanya pada tacit knowledge, sehinggai para kompetitor sulit menirunya. Nonaka and Takeuchi (1995) dalam Cut Zurnali (2008) menyatakan, transformasi pengetahuan individual ke dalam pengetahuan organisasional terjadi melalui sosialisasi (socialization), eksternalisasi (externalization), internalisasi (internalization) dan kombinasi (combination). Oleh karena itu setiap proses dapat menempatkan transformasi pengetahuan tersebut dari orang ke orang dan dari kelompok ke kelompok.
Oleh karena itu menurut Cut Zurnali (2008) tujuan dari knowledge management adalah untuk mengimplementasikan tindakan agar dapat memasok landasan pengetahuan organisasional yang untuk selanjutnya dapat mempromosikan pencapaian dari proses ketika landasan dari model konseptual knowledge management ditujukan. Menurut Cut Zurnali (2008), Model konseptual knowledge management menyajikan enam phase dari pelajaran pengetahuan yaitu:
1. Penciptaan arti atau
visi bersama dari tujuan pengembangan pengetahuan;
2. Penyediaan informasi;
3. Penginduksian pemrosesan
internal bagi penciptaan pengetahuan individual;
4. Pengkonversian
pengetahuan individual ke dalam pembelajaran kelompok;
5. Penyebaran pengetahuan
ke level organisasional lainnya; dan
6. Pengaplikasian
pengetahuan secara praktis
Menurut Cut Zurnali (2008), cakupan yang muncul dari knowledge management secara luas memfokuskan pada tiga arus utama: Landasan pengetahuan (the nature of knowledge), aspek-aspek manajerial dan organisasional dari implementasinya (the organizational and managerial aspects of its implementation), dan cara dan maksud penciptaan dan penggunaan sistem pengelolaan pengetahuan (the ways and means of creating and utilizing knowledge management Systems).
Mengacu pada pendapat Nonaka and Takeuchi (1995), Day (2005), Jashapara (2005), dan Gupta, et. al.(2005), Cut Zurnali menambahkan bahwa arus the nature of knowledge diterima sebagai perbedaan antara eksplisit dan implisit dari pengetahuan. Porsi yang baik dari penelitian dalam knowledge management mengonsentrasikan pada cara ketika organisasi dapat mengekstrak dan menggunakan implicit knowledge. Arus aplikasi dan pengimplementasian manajerial dan organisasional pengetahuan dalam organisasi juga telah menaruh perhatian para periset. Sedikit model yang diajukan menggambarkan aliran pengetahuan dalam pengaturan organisasional.
Berdasarkan pendapat-pendapat Holsapple and Jones (2004, 2005), Rubenstein and Geisler (2003), dan Muthusamy and Palanisamy (2004), Cut Zurnali (2008) mengemukakan bahwa model rantai pengetahuan yang lebih advance yang menggambarkan aktivitas primer dan sekunder dari pengetahuan. Aktivitas primer meliputi, pembelian, penyeleksian, penghasilan, dan pengeluaran pengetahuan sedangkan aktivitas sekunder mencakup, pengukuran, pengontrolan, pengkoordinasiaan, dan kepemimpinan pengetahuan. Dalam model yang dikemukakan, disajikan usaha pengombinasian kedua kategori ini dari manfaat aktivitas organisasi dengan meningkatkan daya saing dalam lingkungan organisasi. Arus ke tiga, memfokuskan pada penciptaan, pengimplementasian dan penggunaan knowledge management systems, dipandang secara utama sebagai sebuah topik organisasi dari adopsi dan adaptasi, aliran penelitian ini juga mencakup pengujian pertambahan nilai dari adopsi dan pemanfaatan knowledge management systems.
Sistem Pakar (Expert
System) dalam Knowledge Management
Sistem pakar (expert system) merupakan salah
satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat alur
skema penerapan atau aplikasi dalam suatu organisasi, yaitu:
1. Case-based
reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan pengalaman,
termasuk kasus dan solusinya;
2. Rule-based
reasoning (RBR) mengandalkan serangkaian aturan-aturan yang merupakan
representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan
kasus-kasus yang rumit yang sedang dihadapi;
3. Model-based
reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk atribut, perilaku,
antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknya knowledge;
4. Constraint-satisfaction
reasoning yang merupakan kombinasi antara Rule-based reasoning (RBR) dan
Model-based reasoning (MBR).
Di dalam konfigurasi yang demikian, dimungkinkan pengembangan knowledge management di salah satu unit organisasi dokumentasi dan informasi dalam bentuk:
1. Proses
mengoleksi, mengorganisasikan, mengklasifikasikan, dan mendiseminasikan
(menyebarkan) knowledge ke seluruh unit kerja dalam suatu organisasi agar
knowledge tersebut berguna bagi siapapun yang memerlukannya,
2. Kebijakan,
prosedur yang dipakai untuk mengoperasikan database dalam suatu jaringan
intranet yang selalu up-to-date,
3. Menggunakan
ICT (Information and Communication Technology) yang tepat untuk menangkap
knowledge yang terdapat di dalam pikiran individu sehingga knowledge itu bisa
dengan mudah digunakan bersama dalam suatu organisasi,
4. Adanya
suatu lingkungan untuk pengembangan aplikasi sistem pakar (expert systems);
5. Analisis
informasi dalam databases, data mining atau data warehouse sehingga hasil
analisis tersebut dapat segera diketahui dan dipakai oleh lembaga,
6. Mengidentifikasi
kategori knowledge yang diperlukan untuk mendukung lembaga, mentransformasikan
basis knowledge ke basis yang baru,
7. Mengkombinasikan
pengindeksan, pencarian knowledge dengan pendekatan semantics atau syntacs,
8. Mengorganisasikan
dan menyediakan know-how yang relevan, kapan, dan bila mana diperlukan, mencakup
proses, prosedur, paten, bahan rujukan, formula, best practices, prediksi dan
cara-cara memecahkan masalah. Secara sederhana, intranet, groupware, atau
bulletin boards adalah sarana yang memungkinkan lembaga menyimpan dan
mendesiminasikan knowledge,
9. Memetakan
knowledge (knowledge mapping) pada suatu organisasi baik secara on-line atau
off-line, pelatihan, dan perlengkapan akses ke knowledge.
Birkinsaw dalam Cut Zurnali (2008) juga menggaris bawahi tiga keadaan yang sangat memengaruhi berhasil atau tidaknya knowledge management yaitu:
1. Penerapannya
tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga untuk mendaur-ulang
knowledge yang sudah ada.
2. Teknologi
informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan sosial
antar anggota organisasi.
3. Sebagian
besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui, banyak
knowledge penting yang harus ditemukan lewat upaya-upaya khusus, padahal
knowledge itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama.
Dengan demikian, knowledge management akan membuat berbagi informasi (shared information) tersebut menjadi bermanfaat. Knowledge management termasuk strategi dari tanggung jawab dan tindak lanjut (commitment), baik untuk meningkatkan efektivitas organisasi maupun untuk meningkatkan peluang/kesempatan.
Tujuan dari knowledge management adalah meningkatkan kemampuan organisasi untuk melaksanakan proses inti lebih efisien. Davenport et.al (1988) dalam Cut Zurnali (2008) menjelaskan sasaran umum dari sistem knowledge management dalam praktik adalah sebagai berikut:
1. Menciptakan
knowledge: Knowledge diciptakan seiring dengan manusia menentukan cara baru
untuk melakukan sesuatu atau menciptakan know-how. Kadang-kadang knowledge
eksternal dibawa ke dalam organisasi/institusi;
2. Menangkap
knowledge: Knowledge baru diidentifikasikan sebagai bernilai dan
direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal dan dapat dicerna;
3. Menjaring
knowledge: Knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar dapat
ditindaklanjuti. Hal ini menunjukkan kedalaman manusia (kualitas tacit) yang
harus ditangkap bersamaan dengan fakta explicit;
4. Menyimpan
knowledge: Knowledge yang bermanfaat harus dapat disimpan dalam format yang
baik dalam penyimpanan knowledge, sehingga orang lain dalam organisasi dapat
mengaksesnya atau menggunakannya;
5. Mengolah
knowledge: Sebagaimana sebuah perpustakaan (library), knowledge harus dibuat
up-to-date. Hal tersebut harus di review untuk menjelaskan apakah knowledge
tersebut relevan atau akurat.
6. Menyebarluaskan
knowledge: Knowledge harus tersedia dalam format yang bermanfaat untuk semua
orang atau anggota dalam organisasi yang memerlukan knowledge tersebut, di mana
pun dan tersedia setiap saat.
Tipe Proyek Manajemen
Pengetahuan
Studi yang dilakukan oleh Davenport (Davenport & De Long 1999) mengidentifikasi
empat tipe besar proyek manajemen pengetahuan terkait pada titik tekan yang
dimilikinya:
1. Menciptakan simpanan
pengetahuan
Penekanannya adalah pada menangkap pengetahuan dan untuk
memperlakukan pengetahuan sebagai suatu entitas yang terpisah dari orang-orang
yang menciptakan dan menggunakannya. Maka yang dilakukan adalah membuat dokumen
yang berisi pengetahuan yang telah direkam dan menyimpannya di suatu simpanan
di mana dia bisa dengan mudah diakses.
2. Meningkatkan akses
terhadap pengetahuan dan transfer atasnya
Menekankan pada aktivitas penyediaan akses ke pengetahuan
atau memfasilitasi transfer pengetahuan antar individu. Dalam hal ini,
kesulitannya biasanya terletak pada bagaimana menemukan orang dengan
pengetahuan yang dibutuhkan dan lalu secara efektif mentransfernya ke orang
lainnya. Hal ini juga akan tergantung pada peningkatan kapabilitas teknologi
organisasi bersangkutan. Aktivitas dari proyek ini biasanya berbasis komunal,
semisal berbentuk: komunitas online atau komunitas tatap muka, workshop,
seminar, sistem konferensi video desktop, scan dokumen dan perangkat berbagi
lainnya.
3. Menyuburkan
lingkungan pengetahuan
Proyek ini terkait aktivitas membangun lingkungan
berkontribusi untuk penciptaan, penyebaran, dan penggunaan pengetahuan yang
lebih efektif. Aktivitas yang tercakup di sini semisal pembentukan kesadaran
dan pembudayaan perhatian terkait pentingnya berbagi pengetahuan. Termasuk juga
di dalamnya adalah bagaimana mengubah perilaku dan memberikan insentif untuk
berbagi pengetahuan.
4. Mengelola pengetahuan
sebagai suatu aset
Fokusnya di sini adalah pada memperlakukan pengetahuan
sebagaimana aset lain di neraca keuangan. Namun sifat pengetahuan yang tidak
secara konkret berwujud memang membuatnya sangat susah untuk ditransformasi dan
diestimasi dalam konteks finansial.
Jenis Penerapan Knowledge Management
Perbedaan yang paling signifikan di antara jenis knowledge ialah tacit versus explicit (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Di dalam organisasi explicit knowledge tidak menjadi masalah karena mudah didokumentasikan, diarsipkan, dan diberi kode. Di lain pihak, tacit knowledge merupakan suatu tantangan tersendiri karena pengetahuan sering kali dirasakan sangat berharga untuk dibagikan dan digunakan dengan cara yang tepat. Pemahaman akan perbedaan kedua jenis knowledge ini sangatlah penting, dan yang perlu diperhatikan juga adalah aplikasinya dengan cara yang berbeda untuk memindahkan jenis knowledge yang berbeda.
1. Tacit Knowledge
Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan (Carrillo et al.,2004). Tacit knowledge tidak dinyatakan dalam bentuk tulisan, melainkan sesuatu yang terdapat dalam benak orang-orang yang bekerja di dalam suatu organisasi.
Menurut Polanyi (1966) tacit knowledge secara umum dijabarkan sebagai:
1.Pemahaman dan aplikasi pikiran bawah sadar
2. Susah untuk diucapkan
3. Berkembang dari kejadian langsung dan pengalaman
4. Berbagi pengetahuan melalui percakapan (story-telling)
Berdasarkan pengertiannya, maka tacit knowledge dikategorikan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).
1.1. Personal Knowledge
Menurut Berkeley (1957, p. 23) pengetahuan manusia bermula pada saat orang mendapatkan ide dimana kesan tersebut muncul dari perasaan dan sistem kerja pikiran atau dengan kata lain ide dibentuk dengan bantuan dari memori dan imajinasi yang menambah, membagi, mengungkapkan perasaan sebenarnya.
Selanjutnya menurut Bahm (1995, p. 199) penelitian pada sifat dasar pengetahuan seketika mempertemukan perbedaan antara knower dan known, atau seringkali diartikan dalam istilah subject dan object, atau ingredient subjective dan objective dalam pengalaman. Pengalaman yang diperoleh tiap karyawan tentunya berbeda-beda berdasarkan situasi dan kondisi yang tidak dapat diprediksi. Definisi experience yang diambil dari kamus bahasa Inggris adalah the process of gaining knowledge or skill over a period of time through seeing and doing things rather than through studying. Yang artinya proses memperoleh pengetahuan atau kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-hal daripada dengan belajar.
Davenport dan Prusak dalam Martin (2010, p. 2) mendefinisikan personal knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information.” Secara garis besar, berarti gabungan dari pengalaman, nilai – nilai, informasi kontekstual, dan wawasan luas yang menyediakan sebuah kerangka pengetahuan untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman – pengalaman daninformasi yang baru.
Menurut Martin (2010), personal knowledge didapat dari instruksi formal dan informal. Personal knowledge juga termasuk ingatan, story-telling, hubungan pribadi, buku yang telah dibaca atau ditulis, catatan, dokumen, foto, intuisi, pengalaman, dan segala sesuatu yang dipelajari, mulai dari pekarangan hingga pengembangan nuklir.
2. Explicit Knowledge
Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi (Carrillo et al., 2004). Menurut pernyataan Polanyi (1966) pada saat tacit knowledge dapat dikontrol dalam benak seseorang, explicit knowledge justru harus bergantung pada pemahaman dan aplikasi secara tacit, maka dari itu semua pengetahuan berakar dari tacit knowledge. Secara umum explicit knowledge dapat dijabarkan sebagai:
1. Dapat diucapkan secara tepat dan resmi
2. Mudah disusun, didokumentasikan, dipindahkan, dibagi, dan dikomunikasikan
Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya secara independent.
2.1 Job Procedure
Secara terpisah pengertian job adalah a responsibility, duty or function, dan procedure adalah a formal or official order or way of doing things. Jadi pengertian job procedure atau prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal. Berdasarkan pernyataan Anshori selaku pihak yang mencetuskan knowledge management, salah satu bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure.
Standard Operation Procedure atau prosedur pelaksanaan dasar dibuat untuk mempertahankan kualitas dan hasil kerja. Dengan menggunakan Standard Operation Procedure maka tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan, juga tamu akan terbiasa dengan sistem pelayanan yang ada. Disamping itu Standard Operation Procedure diciptakan agar para tamu merasa nyaman dalam mendapatkan apa yang dibutuhkan dan diinginkan. Standard Operation Procedure sendiri dalam pelaksanaannya sangat fleksibel karyawan dapat memberikan masukan berdasarkan pengetahuan yang didapat.
Lebih lanjut menurut Sulastiyono (2001, p. 244) Standard adalah sebagai langkah awal untuk mendapatkan derajat kesesuaian suatu produk, dibandingkan dengan harapan-harapan tamu. Oleh sebab itu, agar suatu jenis pekerjaan dapat menghasilkan produk yang standard dari waktu ke waktu, maka cara-cara mengerjakan untuk menghasilkan produk tersebut juga harus dilakukan dengan cara-cara yang standard pula. Yang dimaksudkan dengan produk yang standard adalah:
1. Memiliki derajat kesesuaian untuk pemakai.
2. Setiap jenis produk yang dihasilkan untuk digunakan, secara konsisten memiliki spesifikasi yang sama.
Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan adanya atau digunakannya Standard Operation Procedure adalah:
1. Mempunyai nilai sebagai alat atau saluran komunikasi bagi manajemen dengan para staf dan para pelaksananya. Melalui Standard Operation Procedure, seluruh staf dan karyawan akan mengetahui secara jelas, berusaha untuk memahami tentang tujuan dan sasaran, serta kebijakan dan prosedur kerja perusahaan. Dengan demikian setiap orang dalam organisasi akan menerima pesan yang jelas dari Standard Operation Procedure tersebut.
2. Standard Operation Procedure juga dapat digunakan sebagai alat atau acuan untuk melaksanakan pelatihan baik bagi para staf dan karyawan, serta bagi karyawan baru.
3. Standard Operation Procedure dapat mengurangi waktu yang terbuang, dengan demikian diharapkan akan meningkatkan produktivitas kerja baik bagi manajemen ataupun bagi para staf dan karyawan. Apabila tidak tersedia manual pekerjaan, maka bila terjadi sesuatu kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaan harus dicari dahulu jalan pemecahannya, atau didiskusikan dahulu dengan rekan sekerja dan atasannya, dan ini berarti membuang waktu. Lain halnya bila cara penyelesaiannya sudah tersedia secara tertulis, maka akan lebih cepat pelaksanaanya dan waktu lebih banyak dihemat, serta dapat lebih dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain.
4. Dengan dibantu oleh pengawasan yang dilaksanakan dalam proses pekerjaan, maka Standard Operation Procedure dapat dilaksanakan secara lebih konsisten, dan menjamin terciptanya produk yang standar, sekalipun dikerjakan oleh orang-orang yang berbeda dan waktu pelaksanaan yang tidak bersamaan.
2.2 Technology
Teknologi merupakan salah satu elemen pokok yang terdapat pada knowledge management, dikenal sebagai media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Berdasarkan pernyataan Gillingham dan Roberts (2006) awal mulanya knowledge management digerakkan oleh teknologi, khususnya explicit knowledge yang lebih mudah disusun. Menurut Marwick (2001) teknologi bukanlah hal baru dalam knowledge management, dan pengalaman yang telah dibentuk oleh para ahli sebelumnya menjadi bahan pertimbangan terbentuknya teknologi itu sendiri. Seiring dengan berjalannya waktu teknologi yang mendukung knowledge management akan selalu berkembang dalam bentuk sistem-sistem yang mempermudah proses penyebaran knowledge. Salah satu teknologi paling mutakhir yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untukproses penyebaran knowledge adalah intranet, dimana hal ini didasarkan pada kebutuhan untuk mengakses knowledge dan melakukan kolaborasi, komunikasi serta sharing knowledge secara ”on line”. Intranet merupakan salah satu bentuk teknologi yang diterapkan di Surabaya Plaza Hotel. Intranet atau yang disebut juga internal internet menawarkan kesempatan untuk menggunakan telekomunikasi yang maju yang telah dikembangkan dari internet. Menurut pendapat Merali peralatan seperti intranet dan internet dianggap sebagai sistem knowledge management yang utama untuk menjalankan dan mendukung forum diskusi dan praktek (1999). Intranet bukan merupakan jaringan tunggal juga bukan merupakan perangkat yang menghubungkan jaringan-jaringan seperti internet. Nama intranet digunakan sebagai perwujudan dimana standar dan alat- alat dikembangkan dalam internet digunakan untuk menyimpan dan mengirim data perusahaan kepada pengguna dalam jaringan internal
Elemen Pokok Knowledge
1. People
Yang berarti Knowledge Management berasal dari orang. People merupakan bentuk dasar untuk membentuk knowledge baru. Tanpa ada orang tidak akan ada knowledge.
2. Technology
Merupakan infrastruktur teknologi yang standar, konsisten, dan dapat diandalkan dalam mendukung alat-alat perusahaan.
3. Processes
Yang terdiri dari menangkap, menyaring, mengesyahkan, mentransformasikan, dan menyebarkan knowledge ke seluruh perusahaan dilengkapi dengan menjalankan prosedur dan proses tertentu.
Tujuan Penerapan Knowledge Manajemen
Implementasi knowledge management atau manajemen pengetahuan akan memberikan pengaruh positif terhadap proses bisnis perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung, beberapa manfaat knowledge management atau manajemen pengetahuan bagi perusahaan antara lain:
- Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber
pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk
menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga
perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
- Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan
memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya,
sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan
meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong
lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
- Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan
mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
- Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada
dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan,
sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar