A. Pengertian Monitoring
Monitoring (bahasa Indonesia: pemantauan) adalah pemantauan
yang dapat dijelaskan sebagai kesadaran (awareness) tentang apa yang ingin diketahui, pemantauan
berkadar tingkat tinggi dilakukan agar dapat membuat pengukuran melalui waktu
yang menunjukkan pergerakan ke arah tujuan atau menjauh dari itu. Monitoring akan memberikan informasi tentang status dan kecenderungan bahwa pengukuran
dan evaluasi yang diselesaikan berulang dari waktu ke waktu, pemantauan umumnya
dilakukan untuk tujuan tertentu, untuk memeriksa terhadap proses berikut objek
atau untuk mengevaluasi kondisi atau kemajuan menuju tujuan hasil manajemen atas efek tindakan dari beberapa jenis antara lain tindakan untuk mempertahankan
manajemen yang sedang berjalan.
Monitoring adalah pengawasan yang
berarti proses pengamatan, pemeriksaan, pengendalian dan pengoreksian dari
seluruh kegiatan organisasi. Pengawasan merupakan sebagian dari fungsi
manajemen.
George
R. Tery (2006:395) mengartikan control is to determine what is complished,
evaluate it and apply corrective measures, if need, to insure result in keeping
with the plan (Pengawasan adalah mendeterminasi apa yang telah
dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu,
menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan).
Newman mengartikan control is assurance that the performance conform to plan. Pengawasan
adalah jaminan penyesuaian diri untuk perencanaan.
M. Ngalin Purwanto 2004 mengatakan kepengawasan adalah suatu aktivitas pembinaan.
Dari penjelasan diatas kepengawasan bisa disimpulakan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud upaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Pengawasan kaitannya dengan mengidentifikasi komitmen terhadap tindakan yang ditunjukan untuk hasil masa yang akan datang. sehingga pengawasan dilaksanakan untuk mengusahakan agar komitmen tersebut dilaksanakan.
M. Ngalin Purwanto 2004 mengatakan kepengawasan adalah suatu aktivitas pembinaan.
Dari penjelasan diatas kepengawasan bisa disimpulakan sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud upaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula. Pengawasan kaitannya dengan mengidentifikasi komitmen terhadap tindakan yang ditunjukan untuk hasil masa yang akan datang. sehingga pengawasan dilaksanakan untuk mengusahakan agar komitmen tersebut dilaksanakan.
Webster’s New Collegiate Dictionary (1981) adalah: “a device for observing or giving admonition
or warning”. Sementara itu menurut Webstern’s New World Dictionary,
maka pengertian “monitoring is something
that reminds or warns’ or any of various devices for checking or regular the
performance”.
B.
Fungsi Monitoring
Fungsi-fungsi kepengawasan
agribisnis yang sangat penting diketahui adalah sebagai berikut.
1. Dalam bidang kepemimpinan
a. Menyusun rencana dan kebijakan bersama.
1. Dalam bidang kepemimpinan
a. Menyusun rencana dan kebijakan bersama.
b. Mengikut sertakan anggota-anggota
kelompok (tenaga kerja) dalam berbagai kegiatan.
c. Memberikan bantuan kepada anggota
kelompok dalam menghadapi dan memecahkan persoalan-persoalan.
d. Membangkitkan dan memupuk semangat kelompok atau memupuk moral yang tinggi kepada anggota kelompok.
e. Mengikut sertakan semua anggota dalam menetapkan keputusan- keputusan.
f. Membagi-bagi dan mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab kepada anggota kelompok, sesuai dengan fungsi-fungsi dan kecakapan masing-masing.
g. Mempertinggi daya kreatif pada anggota kelompok.
h. Menghilangkan rasa malu dan rasa rendah diri pada anggota kelompok sehingga mereka berani mengemukakan pendapat demi kepentingan bersama.
2. Dalam hubungan kemanusiaan
a. Memanfaatkan kekeliruan ataupun kesalahan-kesalahan yang dialaminya untuk dijadikan pelajaran demi perbaikan selanjutnya bagi diri sendiri maupun bagi anggota kelompoknya.
b. Membantu mengatasi kekurangan ataupun kesulitan yang dihadapi anggota kelompok, seperti dalam hal kemalasan, merasa rendah diri, acuh tak acuh, pesimistis dan sebagainya.
c. Mengarahkan anggota kelompok kepada sikap-sikap yang demokratis.
d. Memupuk rasa saling menghormati diantara sesama anngota kelompok dan sesama manusia.
e. Menghilangkan rasa curiga-mencurigai antara anggota kelompok.
3. Dalam pembinaan proses kelompok
a. Mengenal masing-masing pribadi anggota kelompok, baik kelemahan maupun kemampuan masing-masing.
b. Menimbulkan dan memelihara sikap percaya dan mempercayai antara sesame anggota maupun antara anggota dengan pemimpin.
c. Memupuk sikap dan kesetiaan tolong-menolong
d. Memperbesar rasa tanggungjawab para anggota kelompok.
e. Bertindak bijaksana dalam menyelesaikan pertentangan atau perselisihan pendapat diantara anggota kelompok.
f. Menguasai teknik-teknik memimpin rapat dan pertemuan - pertemuan lainnya.
4. Dalam administrasi personel
a. Memilih personel yang memiliki syarat-syarat dan kecakapan yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
b. Menempatkan personel pada tempat dan tugas yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan masing-masing.
c. Mengusahakan susunan kerja yang menyenangkan dan meningkatkan daya kerja serta hasil maksimal.
5. Dalam bidang evaluasi
a. Menguasai dan memahami tujuan-tujuan agribisnis secara khusus dan terinci.
b. Menguasai dan memiliki norma-norma atau ukuran-ukuran yang akan digunakan sebagai kreteria penilaian.
d. Membangkitkan dan memupuk semangat kelompok atau memupuk moral yang tinggi kepada anggota kelompok.
e. Mengikut sertakan semua anggota dalam menetapkan keputusan- keputusan.
f. Membagi-bagi dan mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab kepada anggota kelompok, sesuai dengan fungsi-fungsi dan kecakapan masing-masing.
g. Mempertinggi daya kreatif pada anggota kelompok.
h. Menghilangkan rasa malu dan rasa rendah diri pada anggota kelompok sehingga mereka berani mengemukakan pendapat demi kepentingan bersama.
2. Dalam hubungan kemanusiaan
a. Memanfaatkan kekeliruan ataupun kesalahan-kesalahan yang dialaminya untuk dijadikan pelajaran demi perbaikan selanjutnya bagi diri sendiri maupun bagi anggota kelompoknya.
b. Membantu mengatasi kekurangan ataupun kesulitan yang dihadapi anggota kelompok, seperti dalam hal kemalasan, merasa rendah diri, acuh tak acuh, pesimistis dan sebagainya.
c. Mengarahkan anggota kelompok kepada sikap-sikap yang demokratis.
d. Memupuk rasa saling menghormati diantara sesama anngota kelompok dan sesama manusia.
e. Menghilangkan rasa curiga-mencurigai antara anggota kelompok.
3. Dalam pembinaan proses kelompok
a. Mengenal masing-masing pribadi anggota kelompok, baik kelemahan maupun kemampuan masing-masing.
b. Menimbulkan dan memelihara sikap percaya dan mempercayai antara sesame anggota maupun antara anggota dengan pemimpin.
c. Memupuk sikap dan kesetiaan tolong-menolong
d. Memperbesar rasa tanggungjawab para anggota kelompok.
e. Bertindak bijaksana dalam menyelesaikan pertentangan atau perselisihan pendapat diantara anggota kelompok.
f. Menguasai teknik-teknik memimpin rapat dan pertemuan - pertemuan lainnya.
4. Dalam administrasi personel
a. Memilih personel yang memiliki syarat-syarat dan kecakapan yang diperlukan untuk suatu pekerjaan.
b. Menempatkan personel pada tempat dan tugas yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan masing-masing.
c. Mengusahakan susunan kerja yang menyenangkan dan meningkatkan daya kerja serta hasil maksimal.
5. Dalam bidang evaluasi
a. Menguasai dan memahami tujuan-tujuan agribisnis secara khusus dan terinci.
b. Menguasai dan memiliki norma-norma atau ukuran-ukuran yang akan digunakan sebagai kreteria penilaian.
C. Tujuan Monitoring
Secara
umum Monitoring bertujuan mendapatkan umpan balik bagi kebutuhan program proses
pembelajran yang sedang berjalan, dengan mengetahui kebutuhan ini pelaksanaan
program akan segera mempersiapkan kebutuhan dalam pembelajaran tersebut.
Kebutuhan bisa berupa biaya, waktu, personel, dan alat. Pelaksanaan program akan mengetahui
berapa biaya yang dibutuhkan, berapa lama waktu yang tersedia untuk kegiatan tersebut.
Dengan
demikian akan diketahui pula berapa jumlah tenaga yang dibutuhkan, serta alat
apa yang harus disediakan untuk melaksanakan program tersebut. Secara
lebih terperinci monitoring bertujuan untuk :
1.
Mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan bagi
peserta ada proses
pembelajaran.
2.
Memberikan masukan tentang kebutuhan dalam melaksanakan
program pembelajaran bagi peserta didik.
3.
Mendapatkan gambaran ketercapaian tujuan proses
pembelajaran pendidika setelah adanya kegiatan pembelajaran.
4.
Memberikan informasi tentang metode yang tepat untuk
melaksanakan kegiatan proses pembelajaran.
5.
Mendapatkan informasi tentang adanya
kesulitan-kesulitan dan hambatan-hambatan selama kegiatan proses pembelajaran.
6.
Memberikan umpan balik bagi sistem penilaian program
pembelajran yang lebih baik lagi.
7.
Memberikan pernyataan yang bersifat penandaan berupa
fakta dan nilai terhadap proses pembelajaran yang telah di lakukan.
Tujuan Monitoring untuk mengamati/mengetahui
perkembangan dan kemajuan, identifikasi dan permasalahan serta
antisipasinya/upaya pemecahannya.
D. Langkah-langkah kepengawasan
1. Menetapkan standar pengukuran (setting standars)
Standar ini harus dapat mewakili keseluruhan dari program yang direncanakan. Ada banyak jenis yang bisa dijadikan standar, diantaranya dengan system MBO (Manajemen by Object), yakni sasaran yang dicapai biak secara kuantitatif maupun secara kualitatif, secara umum terdiri dari :
a. Standar nyata (mudah diukur), seperti standar fisik, standar biaya, standar modal dan standar penerimaan.
b. Standar tidak nyata (tidak mudah diukur), seperti sikap, moral dan loyalitas.
2. Menentukan standar titik strategi
Standar titik strategi merupakan bentuk aktivitas yang peka atau sensitif, misalnya saja antara lain yang menyangkut bidang keuangan, seperti :
a. Laporan keuangan (financial).
b. Neraca (balance sheet).
c. Bidang produksi dan lainnya.
3. Mengecek Prestasi/kinerja
Jika standar yang telah ditentukan secara tepat dan tersedianya sarana untuk mengetahui dengan pasti apa sebenarnya yang sebenarnya mereka lakukan, maka penilaian pertasi kerja sangat mudah, tetapi terkadang sulit untuk menentukan standar yang tepat tersebut.
Tercapainya sasaran, baik secara kuantitatif maupun kualitatif juga merupakan standar terhadap prestasi kerja para karyawan secara umum. Jika kegiatan yang dilakukan tersebut sesuai dengan standar yang telah ditetapkan maka proses pengawasan berakhir. Tetapi jika ternyata terjadi penyimpangan dari standar yang ditetapkan tersebut maka dilanjutkan pada langkah berikutnya, yaitu perbaikan dari penyimpangan.
4. Perbaikan Penyimpangan
Perbaikan penyimpangan merupakan titik akhir dari proses pengawasan. Langkah pertama yang dilakukan adalah mencari penyebab dari kesalahan/penyimpangan.
Dengan menemukan penyebab kesalahan/penyimpangan, maka pengendalian dilakukan sesuai dengan penyebab penyimpangan. Penyebab yang umum terjadi seperti perencanaa yang terlalu tinggi, sumberdaya yang tidak memadai, penyalahan sumberdaya, keuangan atau jabatan. Jika permasalahannya yang kita temukan seperti itu maka yang perlu kita lakukan adalah perbaikan rencana, perbaikan sumberdaya, pemecatan dan pertanggung jawaban.
E. Manfaat Monitoring
Kegiatan pemantauan mempunyai manfaat bagi pimpinan untuk
mengetahui seberapa jauh pelaksanaan kegiatan sudah dilaksanakan dan
apakah hambatan atau permasalahan yang hadapi
Tingkat pencapaian pelaksanaan akan memberi petunjuk kepada
pimpinan untuk menetapkan kebijaksanaan baru, apa perlu digariskan.
Demikian pula bila terjadi hambatan sebagai hasil pemantauan harus
memperlihatkan rumusan permasalahan yang dihadapi. Permasalahan
harus diidentifikasi dicari sebab-sebabnya dan dipecahkan, tetapi bukan
oleh si pemantau, yang berhak dan berkewajiban memecahkan masalah
adalah pimpinan. Dalam hal ini pemantauan tidak memiliki kewenangan
untuk memecahkan permasalahan.
Kesimpulan
Inti dari pengawasan adalah memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewenang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel, dapat merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dapat dimengerti dan dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
Dari beberapa batasan di atas dapat ditarik kesimpulan peranan kepengawasan adalah memotivasi semangat kerja pemimpin dan tenaga kerja dalam menjalankan tugasnya, meningkatkan kompetensi pemimpin dan tenaga kerja membina kerjasama yang harmonis serta sebagai pengendali keberhasilan tujuan yang telah ditetapkan sehingga meningkatkan mutu pendidikan lebih terjamin.
D. Langkah-langkah kepengawasan
1. Menetapkan standar pengukuran (setting standars)
Standar ini harus dapat mewakili keseluruhan dari program yang direncanakan. Ada banyak jenis yang bisa dijadikan standar, diantaranya dengan system MBO (Manajemen by Object), yakni sasaran yang dicapai biak secara kuantitatif maupun secara kualitatif, secara umum terdiri dari :
a. Standar nyata (mudah diukur), seperti standar fisik, standar biaya, standar modal dan standar penerimaan.
b. Standar tidak nyata (tidak mudah diukur), seperti sikap, moral dan loyalitas.
2. Menentukan standar titik strategi
Standar titik strategi merupakan bentuk aktivitas yang peka atau sensitif, misalnya saja antara lain yang menyangkut bidang keuangan, seperti :
a. Laporan keuangan (financial).
b. Neraca (balance sheet).
c. Bidang produksi dan lainnya.
3. Mengecek Prestasi/kinerja
Jika standar yang telah ditentukan secara tepat dan tersedianya sarana untuk mengetahui dengan pasti apa sebenarnya yang sebenarnya mereka lakukan, maka penilaian pertasi kerja sangat mudah, tetapi terkadang sulit untuk menentukan standar yang tepat tersebut.
Tercapainya sasaran, baik secara kuantitatif maupun kualitatif juga merupakan standar terhadap prestasi kerja para karyawan secara umum. Jika kegiatan yang dilakukan tersebut sesuai dengan standar yang telah ditetapkan maka proses pengawasan berakhir. Tetapi jika ternyata terjadi penyimpangan dari standar yang ditetapkan tersebut maka dilanjutkan pada langkah berikutnya, yaitu perbaikan dari penyimpangan.
4. Perbaikan Penyimpangan
Perbaikan penyimpangan merupakan titik akhir dari proses pengawasan. Langkah pertama yang dilakukan adalah mencari penyebab dari kesalahan/penyimpangan.
Dengan menemukan penyebab kesalahan/penyimpangan, maka pengendalian dilakukan sesuai dengan penyebab penyimpangan. Penyebab yang umum terjadi seperti perencanaa yang terlalu tinggi, sumberdaya yang tidak memadai, penyalahan sumberdaya, keuangan atau jabatan. Jika permasalahannya yang kita temukan seperti itu maka yang perlu kita lakukan adalah perbaikan rencana, perbaikan sumberdaya, pemecatan dan pertanggung jawaban.
E. Manfaat Monitoring
Kegiatan pemantauan mempunyai manfaat bagi pimpinan untuk
mengetahui seberapa jauh pelaksanaan kegiatan sudah dilaksanakan dan
apakah hambatan atau permasalahan yang hadapi
Tingkat pencapaian pelaksanaan akan memberi petunjuk kepada
pimpinan untuk menetapkan kebijaksanaan baru, apa perlu digariskan.
Demikian pula bila terjadi hambatan sebagai hasil pemantauan harus
memperlihatkan rumusan permasalahan yang dihadapi. Permasalahan
harus diidentifikasi dicari sebab-sebabnya dan dipecahkan, tetapi bukan
oleh si pemantau, yang berhak dan berkewajiban memecahkan masalah
adalah pimpinan. Dalam hal ini pemantauan tidak memiliki kewenangan
untuk memecahkan permasalahan.
Kesimpulan
Inti dari pengawasan adalah memastikan pelaksanaan pekerjaan sesuai rencana, sehingga harus ada perencanaan tertentu dan intruksi dan wewenang kepada bawahan kita. Prinsip lainnya adalah harus mengrefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan dari aktifitas yang harus dievaluasi, dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, fleksibel, dapat merefleksikan pola organisasi, ekonomis, dapat dimengerti dan dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.
Dari beberapa batasan di atas dapat ditarik kesimpulan peranan kepengawasan adalah memotivasi semangat kerja pemimpin dan tenaga kerja dalam menjalankan tugasnya, meningkatkan kompetensi pemimpin dan tenaga kerja membina kerjasama yang harmonis serta sebagai pengendali keberhasilan tujuan yang telah ditetapkan sehingga meningkatkan mutu pendidikan lebih terjamin.
Daftar Pustaka
