MANAJEMEN PERUBAHAN
A. Pengertian
manajemen perubahan menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut:
- Menurut Wibowo, dalam bukunya Manajemen Perubahan,
Manajemen perubahan adalah suatu proses secara sistematis dalam
menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan untuk
mempengaruhi perubahan pada orang yang akan
terkena dampak dari proses tersebut.
- Menurut Prof. Dr. J. Winardi, manajemen perubahan adalah upaya
yang ditempuh manajer untuk memanajemen perubahan secara
efektif, dimana diperlukan pemahaman tentang persoalan motivasi,
kepemimpinan, kelompok, konflik, dan komunikasi.
- Manajemen perubahan adalah upaya-upaya yang dilakukan untuk
mengelola akibat-akibat yang ditimbulkan karena adanya
perubahan dalam organisasi. Organisasi dapat terjadi karena sebabsebab
yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi
tersebut.
Manajemen perubahan ini merupakan proses, alat, dan teknik
untuk mengelola orang-sisi proses perubahan, untuk mencapai
hasil yang diperlukan, dan mewujudkan perubahan secara efektif
di dalam individu, tim, dan sistem yang luas.
Lembaga pendidikan sekolah ini adalah institusi yang paling
efektif untuk melakukan rekonstruksi dan memperbaiki
masyarakat melalui pendidikan individu, dan pendidikan tidak
hanya harus membawa perubahan masyarakat akan tetapi
mengubah tata sosial dan mengatur perubahan sosial.
Manajemen perubahan ini ditujukan untuk memberikan solusi
yang diperlukan dengan sukses dengan cara yang terorganisasi dan
dengan metode melalui pengelolaan dampak perubahan pada orang
yang terlibat didalamnya.
B.
Memahami Manajemen Perubahan
1. Pengertian Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah suatu proses secara
sistematis dalam menerapkan pengetahuan, sarana, dan sumber daya yang
diperlukan untuk mempengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak
dari proses tersebut (Potts dan LaMarsh, 2004:16).
2. Mitos Manajemen Perubahan
Mitos manajemen perubahan dikemukakan Potts dan LaMarsh adalah sebagai
berikut:
a. Orang
akan selalu menerima perubahan.
b. Manajer
tahu bagaimana mengelola perubahan.
c. Perubahan
pasti terjadi, tidak harus dikelola.
3. Pentingnya Manajemen Perubahan
Perubahan merupakan suatu fenomena yang pernah terjadi dalam kehidupan
organisasi, meskipun banyak yang berpendapat bahwa kecepatan dan besaran
perubahan telah meningkat secara signifikan beberapa tahun belakangan ini. Oleh
karena itu, kita melihat bahwa dalam waktu yang relatif pendek, kebanyakan
orgaisasi dan pekerjanya telah menglamai perubahan secara subtansial tentang
apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya (Burnes, 200:250).
4. Pendekatan Manajemen Perubahan
Terdapat dua pendekatan utama untuk manajemen perubahan yaitu:
1.
Planned Change (Perubahan
Terencana)
Bullock dan Batten (Burnes, 200:272)
mengemukakan bahwa untuk melakukan perubahan terencana perlu dilakukan empat
fase tindakan yaitu sebagai berikut:
a. Exploration phase (fase eksplorasi).
b. Planning phase (fase perencanaan).
c. Action phase (fase tindakan).
d. Integration phase (fase integrasi).
2.
Emergent Approach (Pendekatan
Darurat)
Emergent
approach memberikan
arahan dengan melakukan penekanan pada lima gambaran organisasi yang dapat
mengembangkan atau menghalangi keberhasilan perubahan yaitu sebagai berikut:
1. Organizational structure (struktur organisasi).
2. Organizational culture (budaya organisasi).
3. Organizational learning (organisasi pembelajaran).
4. Manajerial behaviour (perilaku manajerial).
5. Power and politics (kekuatan dan politik).
Dalam melakukan emergent change, Pettigrew dan Whipp (Burnes,
2000:294) mengusulkan model untuk mengelola perubahan strategis dan operasional
dengan melibatkan lima faktor yang saling berkaitan yaitu sebagai berikut:
1. Environmental assesment (penelusuran lingkungan).
2. Leading change (memimpin perubahan).
3. Linking strategic and
operational change (menghubungkan
perubahan strategis dan operasional).
4. Human resources sebagai assets dan liabilities (sumber daya manusia sebagai
kekuatan dan beban).
C. Model Manajemen
Perubahan
Burnes (2000:462) mengemukakan bahwa perubahan organisasional dapat dilihat
sebagai produk dari tiga proses organisasi yang bersifat interpenden antara
lain:
1. The Choice Process (Proses Pilihan)
The choice process terdiri
dari tiga elemen yaitu sebagai berikut:
a. Organizational context (konteks organisasional).
b. Focus of choice (fokus pilihan).
c. Organizational Trajectory (Lintasan organisasional).
2. The Trajectory Process (Proses Lintasan)
The trajectory process terdiri
dari tiga elemen berikut:
a. Vision (visi).
b. Strategy (strategi).
c. Change (perubahan).
3. The Change Processs (Proses Perubahan)
Proses perubahan terdiri dari tiga elemen yang saling
berhubungan yaitu sebagai berikut:
a. Objectives and Outcomes (Tujuan dan Manfaat)
Burnes (2000:470) mempunyai empat pendekatan yaitu:
1. The Trigger (Pemicu)
Organisasi harus hanya menginvestigasikan perubahan untuk
salah satu alasan yaitu visi dan strategi perubahan menyoroti kebutuhan untuk
perubahan, kinerja saat ini mengindikasi bahwa seberapa masalah atau
kepentingan muncul, dan peluang yang timbul secara potensial menawarkan manfaat
yang penting bagi organisasi.
2. The Remit (Pembatalan)
Hal ini harus dinyatakan dengan jelas alasan untuk
pengukuran, tujuan, skala waktu, dan siapa yang harus dilibatkan serta
dikonsultasikan. The remit harus menekankan kebutuhan untuk fokus
pada aspek manusia sebanyak pertimbangan teknis dilibatkan.
3. The assesment team (Tim Pengukuran)
Dalam hal ini, tim ini harus besifat multi disiplin, yang
terdiri perwakilan dari bidang yang berpengaruh (manajer dan staf), staf
spesialis (keuangan, teknis, dan personil).
4. The Assesment (Pengukuran)
Tugas pertama asement
team adalah me-review dan jika perlu mengklarifikasi atau
mengamandemen pembatalan.
b. Planning The Change (Merencanakan Perubahan)
Berikut adalah enam kegiatan yang saling berkaitan dalam
melakukan proses perencanaan dan perubahan yaitu:
1. Establishing a change management
team (membentuk tim manajemen
perubahan).
2. Management structure (struktur manajemen).
3. Activity planning (perencanaan aktivitas).
4. Commitment planning (perencanaan komitmen).
c. People
Terdapat tiga kegiatan yang berhubungan dengan manusia
yang perlu dilakukan untuk melakukan perubahan yaitu:
1. Menciptakan Keinginan untuk Berubah
Dengan maksud mencapai hal ini ada empat langkah yang
harus dilakukan organisasi yaitu sebagai berikut:
a. Membuat orang peduli terhadap
perubahan.
b. Memberikan umpan balik secara reguler
terhadap proses kinerja invidual dan bidang kegiatan di dalam organisasi.
c. Mempublikasikan keberhasilan
perubahan.
d. Memahami ketakutan dan kepentingan
orang.
2. Melibatkan Orang
Tipe keterlibatan orang dalam proses perubahan mempunyai
dua faktor utama yaitu sebagai berikut:
a. Menciptakan proses komunikasi reguler
dan efektif.
b. Membuat orang terlibat dalam proses
perubahan dan membuat mereka bertanggung jawab untuk itu.
3. Melanjutkan Momentum
Organisasi harus melakukan hal sebagai berikut:
a. Memberikan dukungan pada agen
perubahan.
b. Mengembangkan kompetensi dan
keterampilan baru.
c. Memperkuat perilaku yang diinginkan.
D. Perubahan oleh Manajer Menengah
1. Masalah
Inisiatif peubahan yang bedampak pada bidang tanggung jawab organisasi
lain, antara lain apabila perubahan berkaitan dengan proses atau sistem baru,
perpindahan pelayanan dari manajer lain atau pengambilan konsep produk baru.
Apabila inisiatif perubahan berasal dari manajer tingkat
menengah, mungkin akan menghadapi berbagai masalah berkenaan dengan posisinya
tersebut. Tantangan antara lain datang dari:
1. Atasannya kurang konservatif dan
mungkin sangat efisien.
2. Rekan sekerja setingkat namun dapat mempengaruhi
atasan, yang mungkin aktivitasnya akan terpengaruh oleh perubahan.
3. Rekan sekerja dalam bidang sumber daya
manusia yang sebagian kegiatannya terpengaruh oleh perubahan.
4. Anak buah sendiri yang tampaknya ingin
melanjutkan apa yang tekah merea kerjakan.
5. Personil yang kebetulan menjadi
anggota komite.
6. Eksekutif kepala dan manajer kunci
dalam bisnis unit yang tampakanya tidak mendukung pelatihan.
7. Kepala staf unit lain yang diketahui
tidak tahu apa-apa.
8. Eksekutif kepala yang mengetahui bahwa
perubahan berarti memberikan akses informasi strategi lebih banyak.
9. Bagian organisasi lainnya yang
oposisinya tidak akan menghambat perubahan.
2. Gaining a Champion (Memanfaatkan Juara)
Champion adalah individu
yang mengeluarkan gagasan untuk produk atau jasa baru dan melakukan apapun yang
dapat dilakukan dalam kekuasaannya untuk memastikan keberhasilan inovasi.
Dengan secara aktif mempromosikan gagasan, mengomunikasikan, dan memberikan
inspirasi pada orang lain tentang visi mereka tentang potensi inovasi, champion dapat membantu organisasi
menyadari potensi dari inovasi (Hussey, 200:136).
3. Specialist Task Forces (Gugus Tugas Spesialis)
Manajer tingkat menengah, dalam melakukan perubahan di
samping dapat memanfaatkan champion,
dapat pula membentuk gugus tugas yang terdiri dari spesialis dari berbagai
bidang keahlian.
Andrew Pettigrew membagi tahapan peranan gugus tugas
spesialis yang dibentuk dalam proses perubahan dalam tiga fase yaitu conception(konsepsi), pioneering (perintisan), dan self-doubt (keraguan diri)
(Hussey,2000:138).
Pada konsep conceptual, seorang sponsor pengambil
inisiatif perubahan dapat merekrut manajer baru, yang kemudian membentuk dan
mengelola tim spesialis, yang dapat bersumber dari internal maupun eksternal
organisasi.
Pada fase pioneering, kelompok baru mempunyai antusiasme
besar, biasanya dengan pengikutsertaan dan komitmen kelompok. Seringkali
kebersamaan kelompok membuat mereka tampak berbeda dari bagian organisasi
lainnya. Kadang-kadang kelompok ditempatkan terpisah dari aktivitas utama
bisnis.
Fase self-doubt dimulai ketika proses diagnosis
selesai dan rencana untuk proses baru memengaruhi keseluruhan organisasi.
E. Peran dan Tanggung Jawab
Di dalam menjalankan manajemen perubahan dikenal adanya pemeran utama
sehingga menyangkut pula tanggung jawab yaitu disebut sebagai berikut (Potts
dan LaMarsh, 2004:62-92):
1. Change
Advocates
Langkah pertama yang dilakukan change advocate adalah mencari sponsor, yang dapat
menunjuk seseorang menjadi change
agent dan mengusahakan sumber
daya dan mendukung perubahan agar benar-benar terjadi.
2. Sponsor
Sponsor harus mengalami perubahan, mengelola atau mengawasi perubahan, dan
berhubungan dengan orang yang terkena dampak perubahan. Dengan demikian,
tanggung jawab seorang sponsor adalah:
a. Memahami keadaan yang diinginkan dan
dampak yan didapat pada tenaga kerja.
b. Mengelola dan mengawasi perubahan.
c. Sponsor berkaitan dengan orang yang
terkena pengaruh perubahan.
Namun, adakalanya sponsor enggan bekerja sama biasanya
karena tiga alasan berikut:
a. Sponsor tidak setuju dengan perubahan
yang diusulkan.
b. Sponsor setuju dengan perubahan,
tetapi tidak memiliki sumber daya yang diperlukan oleh perubahan.
c. Sponsor setuju dengan perubahan,
tetapi tidak mempunyai cukup waktu untuk mendukung yang baik.
3. Change
Agents
Sponsor meminta change
agent untuk memahami pada
tingkat strategis bagaimana perubahan akan membuat perubahan bisnis dan membuatnya
lebih baik. Sebaliknya, target memerlukan change
agentmenjelaskan semua hal tentang perubahan dengan cara yang mereka paham,
dan target ingin mendapat penjelasan dari change
agent bahwa perubahan beharga
bagi mereka.
Pekerjaan change
agent adalah merencanakan dan
mengimplementasikan perubahan atas namanya sendiri. Kadang-kadang peran sponsor
dan change agent dijalankan oleh orang yang sama.
4. Targets
Target adalah sesorang yang harus berubah. Sering dikira bahwa target
adalah kelompok kecil orang, dimana perubahan akan mempunyai dapak besar. Akan
tetapi, sebenarnya target termasuk orang di luar organisasi, seperti pelanggan.
Target dapat mengajukan perubahan keberatan apabila tidak diberi kesempatan
berpartisipasi dalam perubahan. Jika sponsor bersikap positif terhadap
target dan berusaha melibatkan mereka dalam perubahan, keberatan mungkin kurang
terjadi.
5. Stakeholders
Masing-masing peran sponsor, change agent, dan target saling
bergantung satu sama lainnya. Jika sponsor tidak membuat keputusan untuk
berubah atau mengusahakan sumber daya yang diperlukan untuk perubahan, agen
perubahan tidak mempunyai aktivitas perubahan untuk dikerjakan dan targetnya
tidak ada.
Sama halnya jika target tidak berubah, pekerjaan sponsor
dan agen perubahan akan sia-sia. Oleh karena itu, kita harus sepakat dan
mendefinisikan tentang tanggung jawab dan tindakan yang bersamaan dengan
masing-masing peran.
Mereka semua yang terlibat dan dipengaruhi oleh perubahan
juga dinamakan stakeholder,
termasuk semua sponsor, change
agent, dan target. Kadang-kadang, stakeholder dipakai sebagai pengganti kata
target.
Manajemen Perubahan
Manajemen Perubahan
Manajemen
Perubahan adalah upaya yang dilakukan untuk mengelola akibat-akibat yang
ditimbulkan karena terjadinya perubahan dalam organisasi. Perubahan dapat
terjadi karena sebab-sebab yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi
tersebut. Manajemen perubahan merupakan suatu hal yang penting dalam suatu
organisasi. Dengan adanya manajemen perubahan, suatu organisasi dapat menjadi
lebih dinamis dalam menghadapi perkembangan jaman dan kemajuan teknologi.
Manajemen
perubahan juga penting dilakukan oleh suatu negara untuk mewujudkan negara yang
lebih baik dan dinamis dalam mengahdapi masa depan. Indonesia misalnya, negara Indonesia hingga saat ini masih
memiliki sangat banyak kekurangan yang harus diperbaiki. Mungkin masih sulit
bagi kita warga indonesia untuk mulai merubah kebiasaan-kebiasaan buruk
tersebut. Contoh kecil misalnya masalah ketepatan waktu, terlalu banyak
masyarakat Indonesia yang menganut istilah ngaret. Istilah tersebut telah
dianut oleh masyarakat dari usia muda hingga tua, parahnya ngaret pun hampir
menjadi budaya bagi masyarakat terutama para generasi muda atau bisa dibilang
generasi penerus bangsa. Mungkin hal itu dianggap hal kecil bagi sebagian
orang, tapi siapa yang tahu jika melakukan perubahan dari hal yang kecil dapat
menciptakan sebuah perubahan besar bukan hanya untuk diri sendiri tapi bahkan
untuk negara.
Sebuah kata mutiara menyebutkan bahwa, perubahan,
percaya atau tidak adalah salah satu aturan dalam hidup ini, ia merupakan
komponen paling penting dalam hidup bila kita ingin mencapai kemajuan dan
kesuksesan.
Perubahan
terjadi melalui revolusi, reformasi, evolusi, dan inovasi. Setiap orang tentu
berbeda-beda dalam menanggapi perubahan. Beberapa tanggapan tersebut antara
lain menolak, masa bodo, belum siap, dan siap. Perrbedaan tanggapan
tersebut membuat masing-masing orang mendapatkan pilihan yang berbeda-beda dari
perubahan. Pilihan tersebut yaitu:
1.
Menjadi motor perubahan
Disini, kita
memiliki posisi di garda terdepan
terhadap pross perubahan yang terjadi. Kita dituntunt untuk memiliki
pengetahuan tentang konsep dan alasan perlunya sebuah perubahan harus
dilakukan. Dengan demikian kita bisa mempengaruhi serta meyakinkan pihak lain
bahwa kondisi yang ada pada saat ini perlu diubah,
2.
Mendiamkan perubahan
Posisi ini
merupakan posisi yang paling banyak dipilih oleh mereka yang ingin mengambil
posisi aman terhadap kondisi yang ada. Mereka tidak berada di posisi sebagai
pelopor perubahan, namun juga tidak menolak atas perubahan yang
terjad. Biasanya, orang-orang sepeti ini tergolong sebagai kaum oportunis.
Dimana ketika perubahan itu akan membawa keuntungan bagi mereka, maka perubahan
itu akan mereka dukung. Sebaliknya jka mereka melihat perbaan itu tidak membawa
keuntunan serta proses perubahan tersebut cenderung gagal, mereka memilih posisi
aman denagn diam pada posisi yang ada pada saat ini.
3.
Melawan perubahan
Posisi ni bisa
nya dilakukan oleh pihak yang sudah merasa nyaman dan memiliki keuntungan atas
sebuah kondisi yang ada. Sehingga, mereka akan berusaha menolak semua
usaha yang bertujuan untuk menggantikan posisi yang sudah ada sebeumnya.
Biasanya, penoakan ini dilakukan karena pertimbangan materi dan kedudukan.
4.
Dirubah oleh arus perubahan
Posisi diambil oleh mereka yang melihat bahwa
perubahan yang terjadi membawa sebuah perbaikan. Sehingga mereka merasa perlu
untuk mengikuti perubahan yang terjadi tersebut secaa rasional, dan bukan atas
dasar keinginan untuk mendapatkan keuntungan. Namun lebih pada kesadaran bahwa
perubahan tersebut memang pelu dilakukan serta membawa ke arah kebaikan.
*Perubahan Operasional dan Perubahan Strategis
1. Perubahan Operasional : Perubahan-perubahan
kecil yang bersifat parsial dan umumnya tidak menimbulkan dampak yang luar
biasa bagi yang lainnya.
2. Perubahan Strategis : Perubahan yang berdampak
luas dan memerlukan koordinasi dan dukungan dari yang lainnya. Jenis perubahan
ini adalah : perubahan budaya, perubahan fokus, dan perubahan cara kerja.
*Hambatan dan Tantangan Perubahan
Tantangan yang dihadapi dalam perubahan, muncul
ketika individu maupun organisasi memiliki:
1. Rasa takut terhadap perubahan
2. Resiko terhadap penolakan, kegagalan, dan
kerugian
3. Kesulitan mendapatkan apa yang diperlukan untuk
memutuskan dan mencoba perubahan
*Menurut Charles Darwin dalam Reinald Kasali (2005): bukan yang terkuat yang mampu berumur panjang, melainkan yang
paling adaptif.
yaitu : mereka yang selalu menyesuaikan diri
terhadap perubahan, dan yang bisa melewati adalah mereka yang melakukan dengan
perhitungan dengan manajemen, dan memiliki komitmen untuk bersungguh-sungguh
melihat, menggerakkan, dan menyelesaikan seluruh proses perubahan sampai
tuntas.
*Bagaimana cara melakukan perubahan?
Perubahan dilakukan mulai dari perubahan individu,
cara nya dengan memprogram ulang diri kita melalui deklarasi tertulis, agar
pikiran, perasaan, ucapan dan tindakan sehari-hari berubah menjadi lebih baik.
Perubahan dimulai dari dari diri kita sendiri, dari yang sederhana, dari yang
paling mudah, dan dimulai drai sekarang.
Konsep
Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan dilakukan
ketika organisasi atau perusahaan membutuhkan langkah- langkah untuk merubah
sebagian atau seluruh sistem maupun struktur lama yang berlaku di dalamnya demi
penyesuaian dengan kondisi internal maupun eksternal organisasi.
Sejumlah
model atau konsep mengenai perubahan diberikan untuk memperjelas pemahaman
mengenai manajemen perubahan yang perlu dilakukan oleh organisasi:
1. Teori Force Field: teori ini
mengemukakan bahwa perubahan terjadi karena munculnya tekanan- tekanan terhadap
organisasi, individu ataupun kelompok, dimana kekuatan tekanan (driving forces) berhadapan dengan keengganan (resistances) untuk berubah sehingga agar terjadi
perubahan maka harus memperkuat driving forces dan
memperlemah resistances.
2. Teori Motivasi:
dalam teori ini perubahan akan terjadi kalau ada sejumlah syarat tertentu yang
menguntungka. Namun dengan memiliki motivasi untuk berubah maka yang perlu
dilakukan adalah fokus ke depan dengan cara membuang sikap pesimis, menciptakan
kepatuhan, serta mengurangi ketidakpuasan.
3. Teori Alfa, Beta,
Gamma: dalam teori ini perubahan Alfa adalah perubahan tingkat kepercayaan yang
terjadi, perubahan Beta adalah perubahan yang terjadi dalam menilai
kepercayaan, sementara perubahan Gamma adalah perubahan yang terjadi karena
kelompok melihat adanya faktor lain yang lebih penting.
4. Teori Contingency: dalam
teori ini yang diamati adalah tingkat keberhasilan pengambilan keputusan yang
ditentukan oleh gaya yang dianut dalam mengelola perubahan serta sejumlah
kemungkinan.
5. Teori Kerja Sama: teori
kerja sama mempelajari bahwa perubahan tidak bisa berjalan tanpa adanya kerja
sama semua pihak.
6. Teori Mengatasi
Resistensi Dalam Perubahan: teori ini membahas mengenai teknik yang dipakai
dalam mengatasi resistensi seperti komunikasi, partisipasi, fasilitasi,
negosiasi, manipulasi hingga teknik paksa.
7. Model Accounting-turnaround: teori ini melihat bahwa
untuk dapat diselamatkan sebuah korporat harus memiliki sejumlah syarat seperti
dukungan stakeholders, ada core business yang mampu mendatangkancashflow,
tim manajemen yang solid, serta sumber- sumber pembiayaan terutama untuk jangka
panjang. Biasanya perusahaan yang melakukan turnaround adalah perusahaan yang
mengalami penurunan akibat kerugian terus menerus atau salah manajemen.
Tujuan Perubahan:
1. Mempertahankan
keberlangsungan hidup organisasi baik jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Beradaptasi dengan
perubahan yang terjadi di lingkungan internal yang meliputi perubahan strategi
korporasi, tenaga kerja, teknologi dan peralatan yang digunakan dan sikap-
sikap karyawan, maupun lingkungan eksternal organisasi seperti perubahan pasar
konsumen, teknologi, peraturan dan hukum pemerintah serta lingkup ekonomi
global.
3. Memperbaiki
efektivitas di dalam organisasi agar mampu bersaing di pasar ekonomi modern
yang meliputi perbaikan efektivitas tim kerja dan perbaikan struktur dan sistem organisasi dalam hal ini terkait
implementasi strategi
